Pahami Salinan, Turunan, dan Legalisir Akta Notaris
Kenapa Banyak Orang Salah Menyebut Dokumen Notaris
Di loket notaris, permintaan yang paling sering keliru adalah ketika seseorang datang membawa fotokopi KTP lalu berkata, “Pak, minta legalisir akta ya.” Padahal yang ia butuhkan bisa jadi salinan akta, turunan akta, atau legalisir fotokopi dokumen biasa. Tiga hal ini berbeda, baik dari dasar kewenangan, bentuk fisiknya, maupun biayanya. Salah menyebut jenis dokumen berujung pada biaya yang tidak perlu atau berkas yang ditolak bank dan instansi.
Notaris bekerja berdasarkan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU Jabatan Notaris. Dalam aturan itu, salinan akta adalah dokumen yang memuat uraian seluruh isi akta, disalin kata demi kata dari minuta, dan lazimnya dibuat dalam jumlah banyak untuk para pihak. Turunan akta juga menyalin seluruh isi, tetapi disertai keterangan bahwa dokumen tersebut merupakan turunan dari salinan yang sah. Sementara legalisir adalah pengesahan tanda tangan pada fotokopi dokumen, bukan penerbitan akta baru.
Ibaratnya begini: salinan itu buku asli yang dicetak ulang, turunan itu cetakan ulang yang diberi keterangan resmi, sedangkan legalisir itu stempel pengesahan pada fotokopi. Ketiganya bisa keluar dari kantor yang sama, tetapi jalur permintaannya tidak sama.
Perbedaan Salinan dan Turunan Akta Notaris yang Sering Dikelirukan
Perbedaan paling nyata terlihat pada kalimat pengantar di halaman pertama. Salinan akta dibuka dengan kata “SALINAN” dan memuat Nomor Akta, tanggal, nama notaris, serta uraian lengkap para pihak. Turunan akta dibuka dengan kata “TURUNAN” dan mencantumkan keterangan bahwa isi turunan sesuai dengan salinan resmi yang tersimpan. Karena itulah bank, kantor pertanahan, dan dinas kependudukan biasanya minta salinan untuk transaksi, sedangkan turunan lebih sering dipakai untuk arsip cadangan atau pengajuan ke instansi yang meminta legalisasi berlapis.
Contoh kasus yang umum: seseorang yang membeli rumah di sebuah perumahan datang ke kantor notaris untuk minta salinan akta jual beli tanah. Ia juga minta turunan untuk disimpan di safe deposit box. Notaris akan menerbitkan keduanya, tetapi biaya yang dikenakan berbeda karena turunan melibatkan pengecekan arsip dan penomoran tambahan.
Macam-Macam Akta Notaris dan Implikasinya pada Jenis Dokumen
Ada dua golongan besar akta notaris: akta autentik yang dibuat oleh atau di hadapan notaris, seperti akta jual beli, akta pendirian perseroan terbatas, dan akta perjanjian kawin; serta akta di bawah tangan yang dilegalisasi, misalnya surat perjanjian sewa yang dibuat sendiri oleh para pihak lalu minta pengesahan. Untuk akta autentik, permintaan salinan dan turunan mengikuti nomor akta. Untuk akta di bawah tangan, yang berlaku adalah legalisasi tanda tangan, bukan penerbitan salinan.
Kesalahan lain yang sering terjadi: orang meminta legalisir fotokopi salinan akta. Notaris boleh mengesahkannya, tetapi nilai hukumnya berbeda dari salinan resmi. Banyak bank menolak legalisir fotokopi akta dan tetap meminta salinan asli dengan cap notaris. Jadi sebelum memesan, tanyakan persis kepada petugas: “Yang saya butuhkan untuk pengajuan KPR ini salinan atau turunan?”
Legalisir KTP, Ijazah, dan Dokumen Lain: Biaya dan Batasannya
Legalisir adalah pekerjaan rutin yang tarifnya tidak diatur seragam. Untuk legalisir KTP di notaris, kisaran biaya umumnya Rp10.000 sampai Rp25.000 per lembar, sedangkan biaya legalisir ijazah notaris biasanya Rp15.000 sampai Rp35.000 per lembar, tergantung kota dan jumlah lembar yang diajukan. Di kota besar seperti Jakarta Selatan atau Medan, tarifnya cenderung di batas atas; di Sukoharjo atau Kota Madiun, masih banyak yang memasang tarif Rp10.000 per lembar.
Namun ada batasan penting: notaris hanya mengesahkan fotokopi dengan menunjukkan dokumen aslinya. Untuk ijazah, notaris akan meminta ijazah asli, bukan fotokopi legalisir dari pihak lain. Ia juga tidak mengesahkan isi dokumen, hanya kesesuaian fotokopi dengan aslinya. Karena itu, legalisir ijazah untuk melamar kerja atau mendaftar CPNS sebaiknya dilakukan di notaris yang berdomisili dekat dengan tempat Anda, agar mudah bila ada kekeliruan penulisan nama.
Biaya legalisir biasanya dibayar tunai di loket dan dicatat dalam buku daftar legalisasi. Simpan tanda terimanya. Kalau di kemudian hari ada sengketa mengenai keaslian dokumen, catatan ini menjadi bukti bahwa pengesahan memang pernah dilakukan di kantor tersebut.
Menyiapkan Berkas agar Tidak Pulang dengan Tangan Kosong
Sebelum datang ke kantor notaris, siapkan tiga hal: dokumen asli, fotokopi yang rapi (tidak terpotong, tidak miring), dan identitas diri. Untuk permintaan salinan atau turunan akta, bawa nama lengkap para pihak dan nomor akta bila ada. Kalau Anda tidak ingat nomornya, notaris dapat menelusuri lewat buku repertorium dengan menyebut nama dan tahun pembuatan akta. Proses penelusuran ini biasanya memakan waktu satu sampai tiga hari kerja, terutama untuk akta yang dibuat lebih dari lima tahun lalu.
Beberapa kantor menerapkan sistem antrean atau pemesanan lewat aplikasi. Jika memungkinkan, telepon dulu untuk menanyakan jam layanan legalisir, karena banyak notaris membatasi layanan legalisir pada pagi hari sebelum jam sidang. Untuk urusan yang melibatkan banyak dokumen, misalnya legalisir ijazah dan transkrip untuk pendaftaran kerja di luar kota, mintalah daftar rincian biaya sebelum dokumen diproses agar tidak terjadi selisih saat pembayaran.
Terakhir, pastikan nama pada dokumen, ejaan, dan tanggal lahir konsisten. Perbedaan satu huruf pada nama di KTP dan ijazah sering membuat legalisir ditolak oleh instansi penerima. Notaris akan menyarankan perbaikan di instansi penerbit terlebih dahulu, dan sementara itu Anda tetap bisa mengurus salinan akta yang tidak terpengaruh oleh perbedaan tersebut.